【さまざまな分野】第49回 『オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!』 Author:増田 和芳

2021年2月8日|カテゴリー「さまざまな分野 ,さまざまな分野
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新型コロナウイルス感染症の拡大によって、2月7日までの期限付きで緊急事態宣言が発出されました。
この宣言は、3月7日まで延長されました。
新型コロナウイルスの拡大はなかなか収束する気配がないため、仕事の進め方に対しても様々な面で不便を強いられて、心理的にストレスがかかっているという社員も増えていることと思います。

一方で、こうした状況を組織変革の好機と捉えて、テレワークやリモートに関する環境整備に積極的に取り組んでいる企業も多くみられます。
政府から、テレワークの導入率7割という目標があるなかで、一度は事務所へ出社して仕事をするように取り組み始めた企業も、再びテレワークや在宅勤務が中心になっているようです。
特に営業職や事務職などを中心に、現場勤務でない業種や職種の方々がテレワークをしているため、私の自宅周辺でも、事務所に出社していないと思われる方々が再び見られるようになりました。

しかし、事務所内の業務だけですべてが完結するものばかりではありません。
対取引先、顧客、ビジネスパートナー、あるいは新規開拓先など、社外の様々な関係者とともに進める業務もあります。
特に営業部門の場合には、組織外部の方々との商談が必要になります。
顔を見せずに、たとえば電話やメールなどを用いた営業だけで新たな顧客を開拓することが中心であれば、今まで通りの仕事の進め方で問題ないかもしれません。

ただ、顧客と対面商談をする場合には、テレワークや在宅勤務であっても、オンライン商談で、今までと同じように進めることが求められます。
相手がテレワークや在宅勤務である場合には、当然のことながら、オンライン商談を進めることになります。
オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
新型コロナウイルス感染症の拡大がニュースになって1年。

様々な業種の営業場面でオンライン商談をする人たちも増えてきており、「オンライン商談はできません」などと言っている場合ではなくなってきています

仮に、「できない」と顧客に伝えてしまうと、顧客との取引を打ち切られてしまうことも十分に考えられます。

では、オンライン商談をどうやって進めればいいのでしょうか?
今までオンライン商談をやったことがない人は、対面商談と同じようにやれば問題ないのでしょうか?

今回は、オンライン商談を進めるにあたって、様々な場面で立ちはだかる壁について確認します。
そして、その壁を乗り越えていくための考え方をまとめます。

オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
オンライン商談に限らず、オンライン環境で最もストレスを感じるのは、音声にかかわることではないでしょうか?
もちろん音声がクリアに聞こえるようにしなければいけませんが、その前に、まずは通信環境に問題がないか確認しましょう。
オンライン商談をする場所がないとよく言われるのは、自宅で商談をしようとすると、家族が乱入してきて集中できないなどの問題があります。

できるだけ、人の出入りが激しい場所は避けて、静かな環境で接続して商談に臨みましょう。
できれば、周囲の人の声があまり入らないのがベストです。
最近では、事務所の外であっても、静かにテレワークやオンライン商談ができるような場所も用意されてきています。
こうした静かな場所で行うといいでしょう。

なかには、事務所で商談に臨む人がいますが、事務所の執務スペースにいると周りの社員の声が入ってしまいますし、画面に周りの社員が入り込んでくることも考えられます。
また、隣で他の商談をしている社員もいると、隣の社員の声が入ってきて、商談相手の声が全く聞こえないということも想定されます。
相手もその騒々しさに対して不快感を示すこともありえます。
せっかくつかんだ商談の機会を、周囲の騒々しさが原因で失ってしまうのでは残念です。
できるだけ静かな環境でお互いの声が聞こえる状況をつくるように心がけてください。

また、雑音が入ってしまうと相手に不快感を与えてしまうことも想定されます。
たとえば、使用するマイクの性能を良くする、あるいは、周囲の雑音をシャットアウトするマイクを使用するなど、マイクに工夫をもたせてもいいでしょう。
静かな環境をつくりだすためにマイクのチェックも忘れずにやっておきましょう!

オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
オンライン商談を開始すると、真っ先に目に飛び込んでくるのは、相手が商談をする場所の様子、そして相手の表情です。
まず、画面に映るものがどんなものになるか、相手が感じる印象についてよく考えるようにしましょう。
たとえば、もし相手が商談をする場所に、芸能人などのポスターが貼られていたらどのように感じますか?これは商談をする場所にあるものとしては、不適切ではないかと考えます。
商談をする場として相応しくないものが映ることのないように準備する必要があります。

また、周りに物が散らかっていないようにすることも必要です。
そもそも、対面での商談の際に、顧客先で案内された場所で、書類が散乱しているということはないと思います。
散乱していますと、相手に対してルーズな人だという印象を与えてしまいます。
散乱しているものがあれば片付けて、商談をするのに相応しい空間にしましょう。

商談をする場所としては、背景に何も映っていないところがおすすめです。
背景が壁や扉などになっているといいですね。
窓でも構いませんが、その場合には、日の光が差し込む位置によっては逆光になってしまい、相手に表情が見えないこともありますので注意しましょう。

オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
オンライン商談のときには表情にも気をつけましょう。
画面に映る自分自身の表情を見るのが嫌で、オンライン商談をやりたくないという気持ちになってしまうかもしれません。
私も、オンラインで研修をおこなった当初は、自分の表情を見るのが嫌で画面を見ることをできるだけ避けていました。
険しくて直視できない表情だったから、見たくなかったのです。
笑顔を心がけるようになってからは、嫌だという気持ちは全くなくなりました。

接続できた瞬間に自身の険しい表情が映りますと相手を驚かせてしまいます。
笑顔でなければ安心感を与えることもできません。
接続前から穏やかな表情や笑顔でいれば、画面を見るのが嫌ということもなくなります。
うまく接続できないからということでイライラした表情でいると、それだけで相手に不快感を与えかねません。
自分の表情を見るのが嫌だという気持ちにならないためにも、穏やかな笑顔を心がけましょう。

オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
テレワーク中は、服装が事務所に出勤するときとは異なることがあります。
事務所とは異なり、私服でやっているという方も多いでしょう。
なかには、暑い時期になると短パンで仕事をしていた方もいたそうですし、昨年春の緊急事態宣言直後は、寝間着のまま仕事をしていた方がいた、という話もききました。

テレワークや在宅勤務の場合には、リラックスできる服装で仕事をすること自体を特に否定はしません。
ただ、相手によっては、オンライン商談のときの服装には十分に注意しなければいけません。
私服でリラックスして仕事をしたいからオンライン商談をしない。
それが果たして相手にとって許容できるかどうかです。

対面時の商談と同じように、ビジネスマナーを守って商談に臨む必要があると考えてください。
それは、ビジネスシーンにふさわしい服装でオンライン商談に臨むということです。
服装を整えるのが嫌だからオンライン商談はやりたくないと思うのであれば、社会人としての意識を今一度見直した方がいいかもしれません。
相手がどう思うかをよく考えて対応する必要があります。
相手に不快な気持ちを与えないようにする服装で、オンライン商談に臨むのを心がけてください。
相手が気楽な服装でオンラインでの商談をしようというのであれば、度が過ぎない程度のリラックスできる服装でいいと思いますが・・・

オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
オンライン商談では、資料をその場ですぐに提供するのが困難になります。
視覚と聴覚以外の感覚での反応を必要とするものを扱う営業の場合には、事前に必要な準備をしておかなければ、商談自体が成り立たなくなることもありえます。

パワーポイントなどで作成した資料であれば、会議ツール内のチャット機能やメールを使い、添付ファイルにして送ったうえで見てもらえばいいでしょう。
事前に資料を見てもらった状態で商談をすすめなければ、お互いにイメージにズレが生じますので、面倒だと思わずに事前に送るなどして準備しましょう。
相手によっては手元で印刷して拝見したいという方もいますので、お互いの認識を共通にするためにも事前に共有する必要があると考えてください。

商談開始前に資料を共有し、ある程度お互いに理解を深めた状態で参加してもらえれば、商談時間の短縮にもなります。
相手によっては、オンライン商談は対面商談よりも集中が途切れやすくなります。
画面上では視線を送っていても、手元でスマートフォンを操作するなど、違う事をやることだって容易にできてしまいます。
短い時間で伝えたいことが伝わるようにするには、資料の事前共有は必要と考えましょう。

事前の細かな準備なしで、出たとこ勝負で商談することに醍醐味を感じた営業パーソンにとっては、オンライン商談に対しては抵抗感を持ってしまうかもしれません。
ただ、段取りが8割から9割といわれるように、事前に準備を抜かりなくできるのも、営業パーソンには必要な姿勢です。
相手のことをよく考えたうえでの行動を心がけるという視点も忘れないようにしましょう。

オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
オンライン商談を行う上で大きく立ちはだかることの一つに、ITリテラシーの低さが影響していることは十分に考えられます。
パソコンに組み込まれるシステムなどに苦手意識をもっているので、オンラインでの商談をやろうという気持ちは起こらず、避けようとします。
「オンラインだと伝わりにくい、直接会った方がいい」と主張して、できるだけオンライン商談をやらないようにする人もいます。

顧客がオンラインでの商談を望んだ場合には、それに対応する必要も出てきます。
そこで「苦手なのでできません」などとは言えないのではないでしょうか?
もし苦手だと自覚しているのであれば、まず、商談で使用するシステムやツールの最低限の機能を詳しい人に教えてもらいましょう。
周りの同僚やシステム担当者などに確認して、理解するところから始めてください。

また、新たにシステムを導入した場合には、システム担当者などが勉強会などを開催するなどして、組織として対応することも必要です。
ITリテラシーが低い社員がいるのであれば、そういう社員であってもオンライン商談ができるように組織全体でカバーするようにしましょう。

オンライン商談を阻む7つの壁を乗り越えよう!
オンラインの商談では、対面で商談をする場合と比較して、コミュニケーションがとりにくいと感じてしまうことがあります。
対面で商談するときよりも声が聞こえない、あるいは、言葉以外の雰囲気で感じる部分がわかりにくいなどの声を聴きます。
通信環境の改善で解決できることならともかく、そうでないのならば、自身のコミュニケーションのとり方を見直してみるといいでしょう。

そもそも、言葉以外の雰囲気で感じるものとは、どのようなものなのでしょうか?
言葉以外の雰囲気、を言語化できれば、何をどのように改善すればいいかわかります。
ただ、言葉以外の雰囲気、ではよくわかりません。オンライン商談をまだやっていない段階で、このように、先入観で言葉以外の雰囲気という言葉を持ち出す方がいます。
結局は、オンライン商談をやりたくないための言い訳にすぎないのかもしれません。

言い訳をしないで、まずはやってみることです。
そうすると、いろいろと気づくことがあります。
たとえば、相手が理解できそうな言葉を用いていますか?
伝える内容を今一度よく見直してみてください。
相手が理解できそうな言葉で伝えることができていれば、対面ではなくオンラインであっても伝わるはずです。

それから、明確な伝え方を心がけていますか?
もし明確な伝え方をしてこなかったのであれば、オンラインでは同じ空間に相手がいないため、多少明確でなくても伝わっていたものが伝わらなくなります。
はっきりと語尾も含めて伝えることや、ゆっくりと話すなど、伝え方の基本となる内容を見直してみるといいでしょう。
明確に伝えるためにも、伝え方の基本に立ち返ってみてください。
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今回は、オンライン商談を阻んでいる壁として考えられることについてまとめました。
これらの壁をどう超えていくかについても、ヒントとなるようなことをお伝えしたつもりです。
オンライン商談のような新たな取り組みについては、コロナ以前の今までの業務のやり方で成果をあげていた社員にとっては、強く抵抗したくなるかもしれません。

しかし、商談は顧客などの相手があるから成り立つものです。
顧客から要望されればオンラインでもやらざるをえません。新型コロナウイルス感染症から身を守るためにも、オンラインでの商談を進めていくことになります。
やったことがない、できないと、自分一人で抱えて悩む必要はありません。
周りの人たちの協力を仰ぎながら、まずは一回、オンライン商談、やってみましょう!

今回の壁は、挑戦しようと思って一歩行動すれば乗り越えられるものです。
頑丈で跳ね返されてしまうような壁ではありません。まずはオンライン会議ツールを立ち上げて、それから印象を・・・という具合に、一つ一つやってみませんか?

オンライン商談研修(コミュニケーション力強化・営業力強化)

オンライン商談研修(コミュニケーション力強化・営業力強化)
オンラインでのプレゼンテーション力で大切な要素となるデリバリースキルやコンテンツについて学び、相手に伝わる伝え方のポイントを簡単なワークを通して身に付けます。

オンラインで営業商談を行う際に必要な顧客とのコミュニケーションのポイントを学びます。商談の実習を通して、自身のスキルアップポイントを確認し、今後の営業商談に活かせるようにします。


オンラインツールを使った商談時の営業の基礎知識を身につけます。商談の実習を通して、自身のスキルアップポイントを確認し、今後の営業商談に活かせるようにします。


コミュニケーションにおいて、特に言葉以外の要素で相手が受ける影響について理解し、安心安全の場をつくる方法を学びます。また、リモートでの話の聴き方について確認し、お互いに心を開いてコミュニケーションを行えるようになるコツをつかみます。

オンラインファシリテーション研修(基本編・応用編)

オンラインファシリテーション研修(基本編・応用編)
オンライン会議の場のつくり方や参加者とのかかわり方について、様々な実習を通して理解し、実践できるようにします。

オンライン会議などの準備や段取りのポイントについて確認し、自部署のオンライン会議の運営に活かします。オンライン会議実習でロールプレイや他者の観察を通してスキルのレベルアップを図り、実践できるようにします。


zoom使いこなしてますか?オンライン会議の腕を上げて社内に浸透させよう!

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ゲストプロフィール

増田 和芳講師
増田 和芳(ますだ かずよし)講師

<経歴>
三菱UFJニコス株式会社,株式会社日本マンパワー,ソフトブレーン・サービス株式会社
合同会社富士みらいクリエイション代表

<資格>
国家資格キャリアコンサルタント
(公財)21世紀職業財団認定ハラスメント防止コンサルタント
(一社)日本産業カウンセラー協会認定産業カウンセラー
(一財)生涯学習開発財団ワークショップデザイナー

1976静岡県富士市生まれ。大学卒業後、大手信販会社で営業及び債権管理業務を経験。28歳の時に大手教育研修サービス会社へ転職し、約10年間法人営業職として勤務。キャリアデザイン研修やヒューマンアセスメント研修等の企画、営業に携わり、トップセールスとして表彰も受けた経験あり。33歳で営業課長に昇格。通算部下6名の育成に携わる。営業現場の業務改善や営業人材育成に取り組み、営業マニュアル作成や全社教育体系作成プロジェクトでは中心的な存在を担った。また、全社員対象ハラスメント防止研修等の社内研修講師としても活躍。一時は自律神経失調症で苦しむ経験をしたが克服し、2015年3月に営業コンサルティング会社へ転職。ソリューション営業スキル向上、マネジメント、組織内コミュニケーション向上等をテーマに、コンサルタントとして活動し約420回研修講師として登壇。オンライン型及び対面型どちらでもワーク主体の研修を中心に実施し、それぞれの特徴を活かして学びや気づきを促進する研修手法は、受講者から「わかりやすい内容で、現場ですぐに使えることが多い」と評判。