生産性向上と業務効率化の違いとは？それぞれの具体的な施策を紹介｜人材育成・社員研修・eラーニングならセゾンパーソナルプラス

日本の人口は、労働人口とともに年々減少しています。総務省「情報通信白書平成30年度版人口減少とその課題」によると、生産年齢人口割合（15歳〜64歳）は、2040年までに6,000万人を下回ると目されているほどです。2017年時点で生産年齢人口は約7,596万人とされていますから、約20年以内に1,500万人もの働き手が減ってしまう計算になります。

従来の労働力を前提とした業務プロセスでは維持が難しく、少ない人員で成果をあげられる体制へのシフトが求められるようになっているのです。

グローバルな競争への対応

二つ目の理由は、グローバルな競争への対応です。日本生産本部の調査によると、日本における労働生産性は、OECD加盟国の中でも38ヶ国中30位と低く、グローバル社会での競争力の低さが明らかにされています。

そうした競争力の低さの背景には、習慣化された長時間労働が一因ではないかとも言われています。

業務効率化に有効な具体的施策

ここからは業務効率化に有効な具体的施策をご紹介します。

ITツールの活用

業務効率化を実現するにあたって、ITツールの活用は非常に有効な施策です。

これまでアナログ的に行っていたルーティン業務を自動化することができたり、膨大な量になる資料の集積をデータベース上に整理できたりするなど、ITツールは多種多様な場面で活躍しています。

会社が抱える課題は何かを把握し、状況に応じて適切なツールを選ぶことが、業務効率化の鍵となるでしょう。

適切な人材配置

人材配置も、業務効率化を進めるにあたって見直したい要素です。

一人当たりの業務量は適切に分配されているか、社員の適正を見極めた配置になっているかなど、社内体制のなかで問題を抱えているところはないか確認しましょう。

業務が一人に集中している場合は周囲のメンバーで分業化、業務適性が合わないようであれば再度配置を検討し、業務がよりスムーズに進むように調整を行うことが大切です。

＜関連コラム＞人材戦略とは？フレームワークや企業の成功事例を紹介

全体像の把握

現状会社がどんな課題を抱えているかを洗い出すには、全体像を把握しなければなりません。

各部署、各チーム、各業務プロセスごとに進行上のルールや活用ツールなどを一つずつピックアップしていきます。全体像を洗い出すことができたら、今度は客観的に検証していきます。これまで行ってきた日々のタスクに無駄はないか検証した上で、業務の中で優先順位を決めておきます。

生産性向上に有効な具体的施策

次に生産性向上に有効な具体的施策をご紹介します。

エンゲージメント向上

エンゲージメントを向上させることは、生産性の向上にもつながります。

エンゲージメントとは、従業員の会社への帰属意識のことです。

エンゲージメントが高まれば、業務上の評価項目や報酬以外にも企業に貢献したいとの業務へのモチベーション向上が期待できます。従業員一人ひとりが、能動的に仕事に取り組むようになれば、組織全体が活性化し効率的に仕事にも取り組むようになるでしょう。

＜関連コラム＞従業員エンゲージメントを高めるには？必要性や向上施策をご紹介

外部企業への委託の検討

一つひとつの業務を精査する中で検討したいのが、外部企業への委託です。

業務の中には、これまでは内製してきたものの、専門知識が必要なものや人材への投資につながるものなどがあるかもしれません。

外部企業への委託は、総務や事務、人事の研修プログラムなど多種多様なタスクで可能です。人員不足や専門的知識の不足があれば、一度検討してみるのがおすすめです。

業務効率化の成功事例

では、実際に業務効率化に取り組み、成果をあげた会社はあるのでしょうか。

ここからは業務効率化を実現した成功事例をご紹介します。

IoT

IoTとは、これまでインターネットに接続されていないものが、ネットワークにつながることでより効率的な仕組みができることです。

住宅や車、家電といったものをサーバーやクラウドに接続することで、自動化、遠隔操作、モニタリングといった制御ができるようになります。

実際に、子牛の現在位置を把握できる位置情報アプリケーションを開発したことによって、日々の体調変化や運動傾向がわかるようになったケースがあります。

子牛の体調が把握できていれば、病気や体調不良の際も、早期発見、速やかな治療へと移行することが可能です。

これまでの子牛を探す手間が省けたことで、業務の効率化を期待できます。

リモートワーク

リモートワークは、コロナウイルスの蔓延もあって急速に社会に浸透しました。

これまで慣習化されてきた出社という働き方から、リモートワークを導入することで人材の確保が可能になります。

具体的には、顧客への丁寧かつ、的確な対応が求められる営業職では、余計な移動コストが削減され、より迅速で適切な顧客へのサポートが可能になります。

柔軟な働き方の導入によって、人材の離職防止や人材確保はもちろん、オフィスコストの削減や通勤コストも削減にも役立つ施策です。

ナレッジ共有

ナレッジ共有とは、業務進行に役立つ知識や経験、ノウハウを他の従業員でも使えるように共有することです。

社内におけるナレッジ共有は、業務全体をスムーズに行うために欠かせません。作業の効率化だけでなく、誰でも業務を円滑にこなせるようになるため、属人化の防止策としても有効な手段です。

具体的な事例としては、土木現場のスキル継承システムが挙げられます。土木現場の現場担当者数の減少による技術低下を防ぐ施策として、過去にあったプロジェクトの技術情報をデータ化しデータベースを導入しました。データベース上には、実際のプロジェクトにおけるノウハウが蓄積されているため、必要な情報を迅速に抜き取れるようになりました。