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2017年10月17日|カテゴリー「ゲストブログ
申請者と承認者の不一致

『勤怠管理システムの運用後に発生する問題』

今回は、勤怠管理システムの運用を開始した後に発生する問題について記載していきたいと思います。

その問題とは、申請者と承認者の不一致です。

勤怠管理システムの稼働直後は、設定後の検証をしており、問題になることは少ないですが、運用後に発生する部署異動や組織変更に伴う操作のミスにより、発生します。

これは致し方ない事ではありますが、問題の発生頻度を抑える事もできます。非常に単純な方法ですが、効果は絶大です。

  1.申請者と承認者の関係をシンプルにする。
  2.組織やグループと承認者の関係を明確に把握する。

以上、2点です。

これから勤怠管理システムの導入を行う方は、申請者と承認者の関係をシンプルにしておくことをお薦めします。
また、システムの運用をする担当者が組織や承認者の設定を実施することで、仕組みが理解でき、本問題の発生頻度は減少します。

以上、参考になれば幸いです。


課題をみつける


『勤怠管理システム運用中の課題について』

勤怠管理システムを運用中の企業で起こる課題についての対応を記載していきたいと思います。

勤怠管理システム運用中の課題の原因は、
  ・システムに起因する問題
  ・業務フローに起因する問題
  ・システムと業務フローの両方に起因する問題

となります。

注意すべき点は、システムと業務フローの両方に起因する問題がシステムのみに起因する問題に見えやすい点です。
この原因に気が付かず、システムを入れ替えても、問題が解消されなかったり、一時的に解決したように見えても、時間がたつと再発する場合もあります。

勤怠管理システム運用中の課題に対しては、冷静に原因を分析し対応することをお薦めします。
 

  
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2017年10月10日|カテゴリー「ゲストブログ
ルールブック

『勤怠管理における属人化の連鎖』

勤怠管理の業務が、特定の担当者に依存していませんか?

勤怠管理システムの導入前のお客様に共通して起こっている事が多くあり、勤怠管理の業務、
判断が特定の担当者に集中してしまい、結果的にルールブックになってしまっている状況です。
ご担当者は、給与計算のデータを作成も兼任しており、イレギュラーケースの判断基準は給与計算上(データ作成)矛盾が生じないか?
処理ができるか?によってなされてしまうことも懸念されます。

当然のように、担当者の業務の負担は増加し、ケースバイケースでの対応せざるを得ない状況になり、ますます属人化が進みます。
その末期症状において、勤怠管理システムの導入検討が始まります。
この状況のまま、勤怠管理システムを導入しても、属人化は解消されることはなく、若干ご担当者の負担が一時的に減るだけとなります。

勤怠管理システムを導入する際には、勤怠管理の業務フローを見直すことから始め、最適化した後に、システムに置き換えることが
ポイントです。
 
業務フロー

『勤怠業務の例外処理を解消する』

今回は、勤怠管理システムを導入する上で必要な業務フローの最適化について記載します。

勤怠管理の業務フローを担当者から棚卸しすると、非常に複雑な処理となっているのではないでしょうか。
処理内容を見ると、原因は「例外処理」にあることが多いですので、その例外処理をなくせば良いことになります。
しかし、例外処理とは、従来その状況に陥った従業員の為を考え、既存ルールの中で処理できる最善の方法をとる事で発生したものです。
従業員が有利となる処理をむげになくすことは難しいのが現状です。
そこで、その例外処理が必要になる背景を考え、従業員の既得権が守られる運用ルールに変更してみてはいかがでしょうか?

この方法で検討していくと、複数の例外処理が一つのルールで集約でき、シンプルな運用に置き換えることが可能となります。
その結果出来上がった業務フローを前提に、勤怠管理システムの導入を進められることをお薦めします。

 

  
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2017年10月4日|カテゴリー「ゲストブログ
タイムレコーダー
 
『そもそも、勤怠管理システムとは?』

タイムカード+付属の集計ソフトと勤怠管理システムの違いを記載したいと思います

出退勤の時刻を記録するという目的においては、タイムレコーダーも勤怠管理システムも実現できることに相違はありません。

給与計算に必要なデータを作成する点において、異なってきます。

タイムレコーダーでは、打刻記録を前提とした集計が可能です。
打刻記録がない場合には、管理者により補完が必要になり、フレックスタイムなど集計方法が異なる社員に対しては、
Excel等により別の集計の必要性があります。

勤怠管理システムでは、打刻がない場合は申請書にて補う機能があり、現場での承認を含めた訂正が可能です。
また、集計ルールも複数設定でき、自動集計が可能です。その他、休暇の管理も付随されていることが多く、
打刻から集計までの作業工程において、管理者の負担は大きく低減できます。

クラウド製品においても、フリーで利用できるものから、有償のものまで、幅広く存在していますが、価格差は上記の機能有無により、
差が生じています。

次回は、勤怠管理システムにおいて、低減できる管理者の作業について記載したいと思います。
 
集計稼働
 
『勤怠管理システムで低減できる管理者の作業とは?』

前回は、タイムカードと勤怠管理システムの違いについて記載しましたが、今回はシステムにより低減できる作業について、記載します。

勤怠管理システムにおいて低減できる作業というと、集計作業が一番に思い浮かぶかと思いますが、意外に時間のかかっていることは、
その集計が行えるようにするための確認作業と補完作業です。

確認作業とは、打刻漏れがないかどうか、記載が正しいかどうかなど、集計するためのデータに不備がないかどうかの確認です。

補完作業とは、有休申請や残業申請など、タイムカードでは記載のない要素を別のものから保管して、集計を可能にするための作業です。

タイムカードの場合、上記の2つの作業が、月末(締日直後)に、管理者に集中し、膨大な作業となりますが、勤怠管理システムでは、
その作業を、システムと従業員の間で分散できます。また、打刻の有無はリアルタイムに確認できるため、
確認作業は月の中旬(10日後、20日後等)に分散させることができます。

以上により、管理者に月末集中していた作業が低減できます。

システムにより作り出された時間を、業務改善などに人でないとできない仕事に割り当てることで、付加価値を向上させることができますね。

 
 

  
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2017年9月27日|カテゴリー「ゲストブログ
メンタルヘルス
『過労死防止対策白書』

厚生労働省から、2016/10/7に過労死防止対策白書が公表されました。

過労死等対策における厚生労働省の取り組みとして、主に4点の記載があります。

     1.長時間労働削減に対する取組
     2.過重る堂による健康障害の防止
     3.職場におけるメンタルヘルス対策
     4.職場のパワーハラスメントの予防・解決
        過労死ゼロを目指し、平成32年までに、週労働時間60時間以上の雇用者の割合を5%以下、
        年次有給休暇の取得率を70%が目標とされています。

        昔と比べ・・・、若いころは・・・、という意見も多く見かけますが、変化した現状(社会背景、人、考え方、などなど)を
        受入れ、いち早く順応することが差別化になり、より良い社会への牽引となると思います。

        企業においても同様に、変化した時代を受入れ、順応し、それを差別化として、情報発信することで、より良い人が集まり、
        より付加価値の高いサービスが提供できる。そんな好循環が少しでも増えれば、幸せな人が増えるのではないでしょうか。
  
ストレスチェック
『人事部門だからこそできる社内の見える化』

見える化というと、経営状況の見える化(売上や利益、生産や在庫など)をイメージされることが多いのではないでしょうか。

売上額、利益率、生産数、在庫状況は、非常にわかりやすい指標であり、経営者にとって重要な要素ではあるのですが、直接的に影響しない部門(間接的には関係していますが)の方から見ると、どうしても他人事として見えてしまいます。

その点、人事部門が管理される勤怠情報(労働時間、休暇取得率など)は、直接的に全従業員へ影響があり、全従業員が同じ指標で扱えるものです。全社的な見える化の取り組みには最適な指標です。

一例ですが、労働時間や休暇取得状況を会社の健康状況として見える化し、理想の状態と比較し、改善活動を誘発できれば、労働環境の改善に向けた取り組みにつながっていくかと思います。

また、部門毎や拠点毎にグルーピングし、それぞれの部門の健康状態を可視化することで、競争意識を誘発し、より一層の効果を期待する事もできます。

従業員のストレスチェックが義務化(50名以上の事業場)されましたので、会社のストレスチェックとして、人事部門だからこそできる見える化に取り組まれてはいかがでしょうか?
 

  
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2017年9月20日|カテゴリー「ゲストブログ
残業

『無駄な残業はない!』

無駄な残業を削減することで、コストダウン、作業効率を向上させる考え方、企業側の視点では、正しいです。
視野を少し広げて、従業員の視点に立つと、無駄に残業はしていません。誰しも早く帰りたいと思っています。
早く帰れない阻害要因(残業をしている理由)があるのです。
          ・帰りづらい雰囲気である(周囲との調和を保つ為)
          ・残業代が入らず、給与が減る(給与を得る為)
          ・仕事が終わらず、終わるまで頑張る(仕事量が多い為)
          ・自分が納得する完成度まで仕上げる(自己満足の為)

  などなど、さまざまです。
  では、阻害要因をすべて排除できたら、早く帰りますよね。
  給与が残業した場合と変わりなく、残業すると周囲の調和が乱れ、仕事量は定時で終わる量、満足できる仕事ができた。
  99%の人は、早く帰りたいと思ってます。
  企業として、従業員視点での阻害要因の半分でも排除できれば、早く帰れる人はかなり多くなるのではないでしょうか。


受け入れる
『自発的な改善活動の仕組み』

従業員は少なからず仕事に対する不平や不満を持っています。合わせてこうしたら良くなるだろうという改善案も考えている事も多くあります。しかしながら、その改善案を伝えるすべがなく、自分の中にしまいこんでしまっています。

経営者は、なぜ提案してこないんだろう?上司に相談すれば良いのでは?と考えがちですが、相談しにくい雰囲気があったり、一度は言ってみたが相手にされなかった、などの経験により、諦めてしまっているケースがほとんどです。
   会社のサポート(ルールと仕組み)により、改善案を受け入れる体制を整えてあげる事で、その意見を顕在化させることができます。
   しかし、会社としては、その改善案が採用できるものでないと困ります。意見を採用する条件をあらかじめ決めておき、その形に合わせた
   提案を受けることで、公平性が保たれ、その提案をした社員のモチベーションは向上します。
   そして、職場が改善され、生産性は向上します。

   以上、参考になれば幸いです。
 

  
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2017年9月13日|カテゴリー「ゲストブログ
理想の勤怠管理





『理想の勤怠管理とは?』
勤怠管理の方法は、労基法上規定されている内容を大前提に、各社毎に就業規則として規定され、業務フローをもとに運用されています。

労基法上の問題をクリアするレベルではなく、理想の勤怠管理の追求していく場合、これを実施すれば良いということを一概に定義する事はできません。

各社の文化や成長状況、目指す方向性によって、理想は変わりますし、会社で働く従業員の考え方によっても、求められるものが変わります。

何かを追えば、何かが犠牲になる、すべての調和を取ることは困難ですが、会社にとってその時期、そのタイミングにおいて、重要なことを一つ一つ実現することが理想に近づける一歩かと思います。

会社と従業員の価値観が共有でき、お客様から共感いただけ、社会から評価される、これが理想の勤怠管理ではないでしょうか?
タイムカード





『勤怠管理システムの導入が歓迎されない理由!』
勤怠管理システムの導入は、従業員から見ると面倒くさい以外の何物でもない! 人事部が楽になるだけではないか?といったご意見が多いかと思います。

その理由は、ズバリ、一般従業員から見ると、勤怠管理システムへ期待する事が、0(ゼロ)、何もないからです。

期待値が0であれば、余計な工数が増えるだけですよね。

逆に、期待値を与えることができれば、勤怠管理システムは、その期待に応えてもらえるツールになるので、歓迎される可能性は高くなります。

従業員の期待を明確化し、その期待に応えるもの=勤怠管理システムという絵が描ければ、社内からの協力も得やすくなります。

機会があれば、従業員が期待する例もコラムで取り上げていきたいと思いますね。
 

  
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2017年4月11日|カテゴリー「ゲストブログ
疑問のイラスト


「タイムカード集計は実際どれくらい大変なのか?」
確かに給与担当者様の月末月初のお仕事ぶりを拝見させて頂くと、もう見るからに大変そうですよね。
特に勤怠締め日からの数日間などは、毎日タイムカードとエクセルと格闘…なんてことも
(従業員数の多い会社様や、他の業務と兼務しながら実施されているご担当者様などではもしかすると、「一週間以上かかってるよ!」なんていうところもあるのではないでしょうか?)。

分かってはいるのだけど、これまでもずっとこうしてきたし…担当の自分が頑張れば…

そんな思いをされてきた給与ご担当者の皆様、是非今回の記事を社長/上長の方にお見せください。
そしてこの記事をご覧の社長/上長の皆様、まだタイムカード運用を実施されていらっしゃる方は是非、以下の実験に5分ほどおつきあいくださいませ。

実験 1 : タイムカード集計がいかに大変かを実測

写真1_タイムカード
【写真1】
さて、ここに一般的によく使われているタイムカードを準備しました【写真1】。
打刻自体は機械を通すだけですのでたいしたことはありません。

問題は集計です。

一般的なタームカードでの勤怠管理業務における作業手順は以下の通りです(※おおまかな内容のみ記載しております)。

  ① その月のエクセル集計フォーマットを準備する(新しいシートを作成、日付等を変更)
  ② エクセルフォーマットに、タイムカードの出勤/退勤時刻を転記
  ③ 転記内容が間違っていないかチェック
  ④ 遅刻/早退などの時間をチェックし修正
  ⑤ 残業や有休などの申請書を部門毎/従業員毎に並べ替え
  ⑥ 対象従業員分をエクセルフォーマットに転記

こうして完成した勤怠データを、各従業員シートの集計時間として一覧表にまとめ勤務実績表が完成します。

この集計を実際にやってみた結果は以下の通りです(ストップウォッチで実測しました!)。

表1_集計表
【表1】

試しに②の転記作業を見てみましょう。
ここでは実際に一枚分のタイムカードをエクセルに転記してみました【写真2】
写真2_集計表とタイムカード
【写真2】
出勤・退勤の打刻時刻を転記するのにだいたい3分強かかっています。
従業員が100名いるとすると、その100倍の300分、5時間かかる計算になります
(もちろん5時間続けて転記作業はできませんので、休憩を挟みながらでしたら、1.3~1.5倍くらいはかかる計算になります)。

次に、③の入力内容が間違っていないかのチェックも1枚1分かかっていますので、従業員が100名の会社であれば100分、1時間半強もかかる計算となります。
また、残業や有休などの申請書類、これも紙で運用されていらっしゃる会社様、まだ多いのではないでしょうか?【写真3】
写真3_残業申請書
【写真3】
この場合は更に承認された申請書類を部署毎、従業員毎に分類してから転記するという、とても煩雑な作業が発生することになります。
こちらも大変面倒ですが、実際に仕分けおよび集計してみた結果は⑤⑥の通りです。
毎月一人あたり10枚の申請書があるとすると、あわせて一人あたり2分半強、100名で4時間半近くかかります

さて、これら表1の作業すべてを1名分として集計すると約8分強、100名なら通しで実施しても14時間弱かかる計算になり、実際には手を休ませながら実施したとして1.5倍と考えれば20時間超、一日5時間従事すると想定すると、

なんと丸4日間(単純に時給1,500円、残業せず所定時間内ですべて業務を行ったとしても単純な打刻集計だけでなんと毎月3万円超!!)です。

100名を超えてくるともうこの運用は限界ではないでしょうか?
(実際にはこの作業を残業して行えば人件費は割増となりますし、タイムカード打刻がない従業員一人ひとりに内容確認をしていたら、更に膨大な時間がかかります。
またこの他にも有休付与や残数管理、その他手当集計、給与計算ソフトへの転記入力作業なども考えると、少なく見てもこの倍(月6万円)くらいは人件費がかかっていると考えて良いでしょう)

それでは次はこれを勤怠管理システムで行うとどうなるかを見てみましょう。




実験 2 : こんなに簡素化される勤怠管理システムのパワー

勤怠管理システムも打刻方法はタイムカードとほとんど変わりません。
最近最もポピュラーなICカードを使った打刻の場合、同じように打刻機のICカード読取り部分にカードをかざすだけです。
違いはこの打刻時間が、勤怠管理システムなら自動でシステムに転記され、集計までを行ってくれるというところになります。

さて、それでは勤怠システムの画面を見てみましょう。

写真4_勤怠管理システム「勤労の獅子」
【写真4】
こちらが勤怠管理システムの集計画面となります【写真4】

エクセルと同じく縦に日付、横に入力・集計項目が並んでいます。
ICカードなどで打刻された情報が出勤打刻/退勤打刻にそれぞれ入力されているのがお分かりになりますでしょうか?
そしてその横に確定出勤/確定退勤の項目があり、これがそれぞれ従業員毎に決められたルールに従って、自動修正されるようになっています。

そう、勤怠管理システムであればこれらの作業は全てシステムが自動計算してくれるので、手作業が必要になる項目としては「残業申請する際の退勤時刻」だけを入力すればよいのです。

更に最近の勤怠管理システムにはワークフローという機能が付いていますので、
それを使えば、現場従業員の方が紙で実施している残業申請や有休申請(または打刻忘れの際の修正申請等)をシステムで各自が申請することが可能となり、
承認された情報をシステムに自動反映、自動計算させることが可能となります。

このような運用フローを確立できれば、管理者は打刻や申請漏れがないかチェックを行うだけで勤怠集計業務を完了させることができ、あとはデータをファイル出力してお使いの給与計算ソフトにボタン一つで取込むだけと業務を大幅に効率化させることが可能です。
今回のケースでは、実験1の作業は全て自動化することができます
如何でしたでしょうか?
100名の企業であれば、システム化することで単純な集計作業だけでも丸4日分の削減効果が期待できます。
従業員が50名、100名を超えてくると、タイムカード運用は非常に効率の悪い業務となってしまいます。

今回の実験をご覧頂いて、「うちでも勤怠管理運用をシステム化したい!」という会社様がいらっしゃいましたら、お気軽に「勤労の獅子事務局」までお問い合わせください。
 
 
ブログゲスト紹介
2017年3月29日|カテゴリー「ゲストブログ
「タイムカードの集計はもう限界だ!勤怠管理システムを導入しよう!!」

でもちょっと待って下さい。
勤怠管理システムって何を基準に選ぶのが正解なのでしょう?

勤怠管理システムといっても機能や使い勝手、サポート内容など各社様々です。
ですからそれぞれのシステムの特長を捉えて、自社に合った最適なシステムを導入する必要があります。
今回は、「はじめて勤怠管理システムを導入する方」向けに、失敗しないチェックポイントをお教えいたします。
現状は?
1.自社の就業規則と現状の運用範囲を再確認しましょう
「システム化と言っても現在のタイムカードの記録をそのままシステム化に乗せればいいだけ?」
いやいや、それでは結局大部分の集計業務が手作業のまま残ってしまいます。
出勤-退勤打刻だけでなく、遅刻早退や残業、有休の申請・承認など、別途紙の申請書類をお使いではありませんか?
またフレックス勤務や常駐現場などにおいてタイムカードが使えないので未打刻になっているなど、
就業規則上には規定されているにも関わらず実際は管理できていないものが残っていたりしないでしょうか?
これらはシステム化により一気に解決できる可能性があります。
どこまでシステム化?

2.どこまでシステム化したいか?を考えましょう
せっかくタイムカードを廃止にしても、上述のような手作業・紙管理業務が残ってしまっていては業務は効率化されません。
逆にシステムでの作業と手作業管理が分離してしまい、かえって手間と時間がかかるようになってしまった、
なんてことにもなりかねません。
予め、どこまでシステム化すればよいのかをしっかり検討し洗い出しておく必要があります。
必要な機能は?
3.必要な機能が揃っているかを確認しましょう
システム化したい範囲が洗い出せたら、いよいよシステムの選定です。
出退勤の打刻だけができる簡易なシステムから、有休管理や各種手当の管理までできてしまうシステム、フレックス勤務や変形労働、テレワーク(在宅勤務)などにも対応しているシステムだってあるんです。
また、検討するシステムはパソコンにインストールが必要なものでしょうか?
それともサーバーの導入が必要なもの?
最近はインターネットを介して簡単にシステムを利用可能な「クラウド型」システムが増えていますが、中にはクラウド型をうたいながらも、使用するパソコン一台一台に別途管理ソフトをインストールしなくてはならないものもまだまだ存在します。
できれば追加ソフトのインストールの必要ない「完全WEB型」のクラウドサービスを選びたいですね。
導入作業をサポートしてもらえるか?
4.導入作業をサポートしてもらえるか?都度相談できるか?確認しましょう
勤怠管理システムの導入において最も重要な要素の一つが、実はこの導入作業時のサポート充実度になります。
勤怠管理システムは業務系システムの中でも、労基法や就業規則といった規則・運用面の知識と、
システムとしてのIT面の知識の両方が必要になる少し小難しいシステムです。
ですので、機能が豊富なパッケージを選定しても、その作業自体は自社でやらなくてはならないとなると、思いの外、時間と労力がかかってしまったり、途中で挫折してしまったりすることとなります。
またサポートレベルによっては、各機能の説明は電話やメールでサポートしてくれても、作業代行まではしてくれないなんてことも。
勤怠システム初導入の方はなおさら作業代行まできっちりやってくれ、それぞれの会社独自の効率的な運用の相談にも乗ってもらえる手厚い導入支援サポートのあるシステムを選定しましょう。
導入後のサポート体制
5.導入後のサポート体制を確認しましょう
最後の選定ポイントは導入後のサポート。
単純な打刻だけならばそこまで必要ないケースもありますが、諸々の申請業務や手作業集計業務をシステム化したならば、その後の運用サポートもしっかりしているシステムの方が安心ですよね。
勤怠管理システムはシステム導入後の定着化が成功・失敗を分ける大きなポイントとなります。そして運用を確実に定着化させる為にはこのサポートの手厚さが大きな要素になります。
また、運用後に就業規則や勤怠のルールを変える必要が出てきたり、もし万が一自社内で担当者が変わることになっても、どのような設定・運用を行っているのかをしっかり把握したサポート担当者がいてくれたら安心できます。
如何でしたか?
初めての勤怠管理システム、失敗しないためにも、以上の5つのポイントに気をつけて選定を進めてみて下さい。
 
 
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