「タイムカードの集計はもう限界だ！勤怠管理システムを導入しよう！！」
でもちょっと待って下さい。
勤怠管理システムって何を基準に選ぶのが正解なのでしょう？
勤怠管理システムといっても機能や使い勝手、サポート内容など各社様々です。
ですからそれぞれのシステムの特長を捉えて、自社に合った最適なシステムを導入する必要があります。
今回は、「はじめて勤怠管理システムを導入する方」向けに、失敗しないチェックポイントをお教えいたします。
１．自社の就業規則と現状の運用範囲を再確認しましょう
「システム化と言っても現在のタイムカードの記録をそのままシステム化に乗せればいいだけ？」
いやいや、それでは結局大部分の集計業務が手作業のまま残ってしまいます。
出勤-退勤打刻だけでなく、遅刻早退や残業、有休の申請・承認など、別途紙の申請書類をお使いではありませんか？
またフレックス勤務や常駐現場などにおいてタイムカードが使えないので未打刻になっているなど、就業規則上には規定されているにも関わらず実際は管理できていないものが残っていたりしないでしょうか？
これらはシステム化により一気に解決できる可能性があります。
２．どこまでシステム化したいか？を考えましょう
せっかくタイムカードを廃止にしても、上述のような手作業・紙管理業務が残ってしまっていては業務は効率化されません。
逆にシステムでの作業と手作業管理が分離してしまい、かえって手間と時間がかかるようになってしまった、なんてことにもなりかねません。
予め、どこまでシステム化すればよいのかをしっかり検討し洗い出しておく必要があります。
３．必要な機能が揃っているかを確認しましょう
システム化したい範囲が洗い出せたら、いよいよシステムの選定です。
出退勤の打刻だけができる簡易なシステムから、有休管理や各種手当の管理までできてしまうシステム、フレックス勤務や変形労働、テレワーク（在宅勤務）などにも対応しているシステムだってあるんです。
また、検討するシステムはパソコンにインストールが必要なものでしょうか？
それともサーバーの導入が必要なもの？
最近はインターネットを介して簡単にシステムを利用可能な「クラウド型」システムが増えていますが、中にはクラウド型をうたいながらも、使用するパソコン一台一台に別途管理ソフトをインストールしなくてはならないものもまだまだ存在します。
できれば追加ソフトのインストールの必要ない「完全WEB型」のクラウドサービスを選びたいですね。
４．導入作業をサポートしてもらえるか？都度相談できるか？確認しましょう
勤怠管理システムの導入において最も重要な要素の一つが、実はこの導入作業時のサポート充実度になります。
勤怠管理システムは業務系システムの中でも、労基法や就業規則といった規則・運用面の知識と、システムとしてのIT面の知識の両方が必要になる少し小難しいシステムです。
ですので、機能が豊富なパッケージを選定しても、その作業自体は自社でやらなくてはならないとなると、思いの外、時間と労力がかかってしまったり、途中で挫折してしまったりすることとなります。
またサポートレベルによっては、各機能の説明は電話やメールでサポートしてくれても、作業代行まではしてくれないなんてことも。
勤怠システム初導入の方はなおさら作業代行まできっちりやってくれ、それぞれの会社独自の効率的な運用の相談にも乗ってもらえる手厚い導入支援サポートのあるシステムを選定しましょう。
５．導入後のサポート体制を確認しましょう
最後の選定ポイントは導入後のサポート。
単純な打刻だけならばそこまで必要ないケースもありますが、諸々の申請業務や手作業集計業務をシステム化したならば、その後の運用サポートもしっかりしているシステムの方が安心ですよね。
勤怠管理システムはシステム導入後の定着化が成功・失敗を分ける大きなポイントとなります。そして運用を確実に定着化させる為にはこのサポートの手厚さが大きな要素になります。
また、運用後に就業規則や勤怠のルールを変える必要が出てきたり、もし万が一自社内で担当者が変わることになっても、どのような設定・運用を行っているのかをしっかり把握したサポート担当者がいてくれたら安心できます。
如何でしたか？
初めての勤怠管理システム、失敗しないためにも、以上の５つのポイントに気をつけて選定を進めてみて下さい。
