第7回 『勤怠管理における属人化の連鎖』『勤怠業務の例外処理を解消する』 Author:落合 敏宏

2017年10月10日|カテゴリー「ゲストブログ ,ゲストブログアーカイブ
ルールブック

『勤怠管理における属人化の連鎖』

勤怠管理の業務が、特定の担当者に依存していませんか?

勤怠管理システムの導入前のお客様に共通して起こっている事が多くあり、勤怠管理の業務、
判断が特定の担当者に集中してしまい、結果的にルールブックになってしまっている状況です。
ご担当者は、給与計算のデータを作成も兼任しており、イレギュラーケースの判断基準は給与計算上(データ作成)矛盾が生じないか?
処理ができるか?によってなされてしまうことも懸念されます。

当然のように、担当者の業務の負担は増加し、ケースバイケースでの対応せざるを得ない状況になり、ますます属人化が進みます。
その末期症状において、勤怠管理システムの導入検討が始まります。
この状況のまま、勤怠管理システムを導入しても、属人化は解消されることはなく、若干ご担当者の負担が一時的に減るだけとなります。

勤怠管理システムを導入する際には、勤怠管理の業務フローを見直すことから始め、最適化した後に、システムに置き換えることが
ポイントです。
 
業務フロー

『勤怠業務の例外処理を解消する』

今回は、勤怠管理システムを導入する上で必要な業務フローの最適化について記載します。

勤怠管理の業務フローを担当者から棚卸しすると、非常に複雑な処理となっているのではないでしょうか。
処理内容を見ると、原因は「例外処理」にあることが多いですので、その例外処理をなくせば良いことになります。
しかし、例外処理とは、従来その状況に陥った従業員の為を考え、既存ルールの中で処理できる最善の方法をとる事で発生したものです。
従業員が有利となる処理をむげになくすことは難しいのが現状です。
そこで、その例外処理が必要になる背景を考え、従業員の既得権が守られる運用ルールに変更してみてはいかがでしょうか?

この方法で検討していくと、複数の例外処理が一つのルールで集約でき、シンプルな運用に置き換えることが可能となります。
その結果出来上がった業務フローを前提に、勤怠管理システムの導入を進められることをお薦めします。

 

  
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