実験!タイムカード集計 vs 勤怠管理システム

2017年4月11日|カテゴリー「ゲストブログ
疑問のイラスト


「タイムカード集計は実際どれくらい大変なのか?」
確かに給与担当者様の月末月初のお仕事ぶりを拝見させて頂くと、もう見るからに大変そうですよね。
特に勤怠締め日からの数日間などは、毎日タイムカードとエクセルと格闘…なんてことも
(従業員数の多い会社様や、他の業務と兼務しながら実施されているご担当者様などではもしかすると、「一週間以上かかってるよ!」なんていうところもあるのではないでしょうか?)。

分かってはいるのだけど、これまでもずっとこうしてきたし…担当の自分が頑張れば…

そんな思いをされてきた給与ご担当者の皆様、是非今回の記事を社長/上長の方にお見せください。
そしてこの記事をご覧の社長/上長の皆様、まだタイムカード運用を実施されていらっしゃる方は是非、以下の実験に5分ほどおつきあいくださいませ。

実験 1 : タイムカード集計がいかに大変かを実測

写真1_タイムカード
【写真1】
さて、ここに一般的によく使われているタイムカードを準備しました【写真1】。
打刻自体は機械を通すだけですのでたいしたことはありません。

問題は集計です。

一般的なタームカードでの勤怠管理業務における作業手順は以下の通りです(※おおまかな内容のみ記載しております)。

  ① その月のエクセル集計フォーマットを準備する(新しいシートを作成、日付等を変更)
  ② エクセルフォーマットに、タイムカードの出勤/退勤時刻を転記
  ③ 転記内容が間違っていないかチェック
  ④ 遅刻/早退などの時間をチェックし修正
  ⑤ 残業や有休などの申請書を部門毎/従業員毎に並べ替え
  ⑥ 対象従業員分をエクセルフォーマットに転記

こうして完成した勤怠データを、各従業員シートの集計時間として一覧表にまとめ勤務実績表が完成します。

この集計を実際にやってみた結果は以下の通りです(ストップウォッチで実測しました!)。

表1_集計表
【表1】

試しに②の転記作業を見てみましょう。
ここでは実際に一枚分のタイムカードをエクセルに転記してみました【写真2】
写真2_集計表とタイムカード
【写真2】
出勤・退勤の打刻時刻を転記するのにだいたい3分強かかっています。
従業員が100名いるとすると、その100倍の300分、5時間かかる計算になります
(もちろん5時間続けて転記作業はできませんので、休憩を挟みながらでしたら、1.3~1.5倍くらいはかかる計算になります)。

次に、③の入力内容が間違っていないかのチェックも1枚1分かかっていますので、従業員が100名の会社であれば100分、1時間半強もかかる計算となります。
また、残業や有休などの申請書類、これも紙で運用されていらっしゃる会社様、まだ多いのではないでしょうか?【写真3】
写真3_残業申請書
【写真3】
この場合は更に承認された申請書類を部署毎、従業員毎に分類してから転記するという、とても煩雑な作業が発生することになります。
こちらも大変面倒ですが、実際に仕分けおよび集計してみた結果は⑤⑥の通りです。
毎月一人あたり10枚の申請書があるとすると、あわせて一人あたり2分半強、100名で4時間半近くかかります

さて、これら表1の作業すべてを1名分として集計すると約8分強、100名なら通しで実施しても14時間弱かかる計算になり、実際には手を休ませながら実施したとして1.5倍と考えれば20時間超、一日5時間従事すると想定すると、

なんと丸4日間(単純に時給1,500円、残業せず所定時間内ですべて業務を行ったとしても単純な打刻集計だけでなんと毎月3万円超!!)です。

100名を超えてくるともうこの運用は限界ではないでしょうか?
(実際にはこの作業を残業して行えば人件費は割増となりますし、タイムカード打刻がない従業員一人ひとりに内容確認をしていたら、更に膨大な時間がかかります。
またこの他にも有休付与や残数管理、その他手当集計、給与計算ソフトへの転記入力作業なども考えると、少なく見てもこの倍(月6万円)くらいは人件費がかかっていると考えて良いでしょう)

それでは次はこれを勤怠管理システムで行うとどうなるかを見てみましょう。




実験 2 : こんなに簡素化される勤怠管理システムのパワー

勤怠管理システムも打刻方法はタイムカードとほとんど変わりません。
最近最もポピュラーなICカードを使った打刻の場合、同じように打刻機のICカード読取り部分にカードをかざすだけです。
違いはこの打刻時間が、勤怠管理システムなら自動でシステムに転記され、集計までを行ってくれるというところになります。

さて、それでは勤怠システムの画面を見てみましょう。

写真4_勤怠管理システム「勤労の獅子」
【写真4】
こちらが勤怠管理システムの集計画面となります【写真4】

エクセルと同じく縦に日付、横に入力・集計項目が並んでいます。
ICカードなどで打刻された情報が出勤打刻/退勤打刻にそれぞれ入力されているのがお分かりになりますでしょうか?
そしてその横に確定出勤/確定退勤の項目があり、これがそれぞれ従業員毎に決められたルールに従って、自動修正されるようになっています。

そう、勤怠管理システムであればこれらの作業は全てシステムが自動計算してくれるので、手作業が必要になる項目としては「残業申請する際の退勤時刻」だけを入力すればよいのです。

更に最近の勤怠管理システムにはワークフローという機能が付いていますので、
それを使えば、現場従業員の方が紙で実施している残業申請や有休申請(または打刻忘れの際の修正申請等)をシステムで各自が申請することが可能となり、
承認された情報をシステムに自動反映、自動計算させることが可能となります。

このような運用フローを確立できれば、管理者は打刻や申請漏れがないかチェックを行うだけで勤怠集計業務を完了させることができ、あとはデータをファイル出力してお使いの給与計算ソフトにボタン一つで取込むだけと業務を大幅に効率化させることが可能です。
今回のケースでは、実験1の作業は全て自動化することができます
如何でしたでしょうか?
100名の企業であれば、システム化することで単純な集計作業だけでも丸4日分の削減効果が期待できます。
従業員が50名、100名を超えてくると、タイムカード運用は非常に効率の悪い業務となってしまいます。

今回の実験をご覧頂いて、「うちでも勤怠管理運用をシステム化したい!」という会社様がいらっしゃいましたら、お気軽に「勤労の獅子事務局」までお問い合わせください。
 
 
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